Asiakas- ja toimittajarekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Temotek Oy
Tutkijantie 4
90590 Oulu
Rekisterin nimi
Asiakas- ja toimittajarekisteri
Kuvaus käsittelytoimista
Tähän tietosuojaselosteen on listattu, miten ja mihin tarkoituksiin käsittelemme yksityisasiakkaidemme, yritysasiakkaidemme, toimittajiemme ja yhteistyökumppaneidemme, verkkosivustomme (www.temotek.fi) käyttäjien henkilötietoja. Myös rekisteröidyn oikeudet kerrotaan tässä tietosuojaselosteessa.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, toimittajiin, yhteistyökumppaneidemme asiakas- ja toimittajasuhteen ylläpito ja markkinointi. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraavilla perusteilla:
- Asiakas- ja toimittajasuhteen hoitaminen (esimerkiksi alihankkijat, tavarantoimittajat, yhteistyökumppanit)
- Asiakassuhteen hoitaminen, esim. kiinnostuneeksi ilmoittautuneet, asunnon varanneet tai asunnon ostaneet. Vuokraamisesta kiinnostuneiksi ilmoittautuneet tai yhteydenotot vuokralaisiin
- Asiakas- ja toimittajasuhteeseen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin (suoramarkkinointi, verkko- ja mobiilimainonta) ja palveluiden kohdentaminen toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta
- Markkinoinnin, viestinnän ja myynnin kohdentaminen, markkinointitutkimukset ja -kilpailut
- Sopimuksen täytäntöön paneminen sekä sopimusta edeltävien toimenpiteiden valmistelu
- Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely (analysointi, segmentointi ja tilastointi)
- Laskutus ja maksujen valvonta ja perintä
Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään ja rekisteröidyn asiakkuuteen tai toimittajuuteen tai asialliseen yhteyteen liittyvien palveluiden käytöstä, viestintä – sekä asiointi- ja muuhun toimintaan liittyvistä tapahtumista.
Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme ja toimittaaksemme rekisteröidylle tai edustamalleen yritykselle palveluamme sekä hallitaksemme ja ylläpitääksemme asiakassuhdetta. Tämä pitää sisällään asiakasviestinnän, kuten uutiskirjeiden, tiedotteiden ja tapahtumakutsujen lähettämisen, asiakaspalvelun, sekä suoramarkkinointikieltojen ja muiden mahdollisten asiakaskohtaisten rajoitusten hallinnoinnin. Käsittelemme tietoja myös laskutuksen hoitamiseen ja asiakassuhteen analysointiin. Keräämme myös asiakaskohtaisen palvelun käyttöraportointiin liittyviä toiminnallisia tietoja käyttäjän suorittamista koulutuksista, testeistä sekä sisällön tarkasteluista.
Näissä tilanteissa tietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täyttäminen tai oikeutettu etu. Meidän on käsiteltävä henkilötietoja, jotta voimme käsitellä ja hallita ostoja, tilauksia, maksuja, tietopyyntöjä tai yhteydenottoja tai voidaksemme tarjota palveluamme.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää pääsääntöisesti sisällään seuraavanlaisia tietoja nykyisistä ja potentiaalisista asiakkaista, toimittajista, aliurakoitsijoista ja yhteistyökumppaneista:
- Perustiedot: yrityksen nimi, osoite, kontaktihenkilön nimi, asema yrityksessä, puhelinnumero, työsähköpostiosoite ja toivottu yhteydenottotapa
- Perustiedot: henkilön nimi, osoite, sähköpostiosoitteet, puhelinnumero ja toivottu yhteydenottotapa
- Henkilötunnus, laskutustiedot (vain asiakkaat, jotka ovat tehneet asunnon varaussopimuksen tai kauppakirjan, tai ovat vuokraamassa tai vuokranneet huoneiston, tai saatavien perinnässä)
- Asiakas- ja toimittajahistoria, alkamis- ja päättymispäivät, myynti- ja ostotiedot
- Rekisteröidyn itse tallettamat tiedot hänestä itsestään
- Kontaktissa syntynyt asiakkuuden, – toimittajuuden, – yhteistyökumppanuuden hallintatieto kuten muistiinpanot
- Rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute, reklamaatiot sekä hänen itsestään antamat lisätiedot, kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet tai muut vastaavat tiedot
- Markkinointitiedot, kuten esimerkiksi kohdetiedot, asiakasta kiinnostavat asuntotyypit ja -alueet, kohdistetut markkinointitoimenpiteet, suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset,
- Viestinnän ja/tai markkinoinnin toteuttamiseen liittyvät tiedot kuten kiinnostuksen kohteet
- Rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute, reklamaatiot sekä hänen itsestään antamat lisätiedot, kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet tai muut vastaavat tiedot
- Tiedot sähköisten palveluiden käytöstä: tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain), IP-osoite
- Tiedot sosiaalisen median käytöstä: rekisterinpitäjän Internet-sivustolla voi olla käytössä sosiaalisen median toimintoja, esim. Facebookin tai Instagramin Tykkää -painike. Facebookin tietosuojakäytäntöihin voi perehtyä heidän omassa palvelussaan.
- Tiedot analysoinnin käytöstä: Yllä olevien tietojen perusteella voidaan tehdä analysointia, segmentointia ja tilastointia, joita voidaan käyttää liiketoiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä.
Henkilötunnusta käsitellään vain laissa sallituissa tarkoituksissa, esimerkiksi asuntokaupassa ja huoneiston vuokrauksessa tai saatavan perimisessä.
Rekisterinpitäjä voi asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilyttää anonymisoituja tietoja.
Myynti ja markkinointi
Olemassa oleva asiakas ja sivustolla kävijä
Voimme olla yhteydessä rekisteröityyn kertoaksemme palvelustamme, sisällöistä tai lisäpalveluista tai markkinoidaksemme kumppaniemme palveluita. Näissä tarkoituksissa käsittelemme tietoja oikeutetun edun perusteella.
Lisäksi keräämme tilasto- ja analytiikkatietoa sivustokäyttäytymisestä sekä käsittelemme osto- ja katseluhistoriatietoja tarjotaksemme kohdennettua viestintää ja markkinointimateriaalia sekä analysoidaksemme ja kehittääksemme palveluitamme. Käytämme sivustostatistiikkaa myös asiakasryhmittelyyn myyntiprosessejamme varten.
Asunnoista kiinnostuneiden tietoja viedään PDX-ohjelmistoon kotisivumme, etuovi.com ja www.oikotie.fi kautta.
Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käyttö perustuu suostumukseen.
Verkkopalveluiden evästeet
Rekisterinpitäjä käyttää sivustoillaan evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi sekä mainonnan kohdentamiseksi. Evästeet ovat pieniä, selaimen pyynnöstä käyttäjän tietokoneelle lähetettäviä ja siellä säilytettäviä tekstitiedostoja.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää alihankkijoita tuotteidensa ja palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa. Alihankkijoita ovat esimerkiksi rakennus-, kiinteistönvälitys- ja markkinointipalveluiden tuottajat. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat kyseisen rekisterin toiminta-ajatusta (esimerkiksi pankit ja vakuutusyhtiöt).
Rekisterinpitäjällä on oikeus luovuttaa tietoja käyttäessään palveluita, kuten esimerkiksi tilitoimistolle laskuja, maksuja, perintää, asunnon ostoon, myyntiin tai vuokraukseen liittyviä velvoitteita varten. Rekisterinpitäjällä on sopimus henkilötietojen käsittelystä alihankkijoiden tai palveluntuottajien kanssa.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Käyttäjän yksilöityjä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisterinpitäjä ei myy keräämäänsä tietoa.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot tallennetaan tietokantoihin, jotka ovat suojattu palomuurein, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin tai muin teknisin keinoin. Rekisteröityjen tietoja sisältävät tulosteet säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomat eivät pääse niihin käsiksi.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilötiedot. Rekisteröity voi milloin tahansa myös pyytää henkilötietojen oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomiona kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä voimassa olevien lakien edellyttämässä laajuudessa. Rekisteröidyn vastustaessa suoramarkkinointia henkilötietojen käsittely estetään siten, että niitä ei enää voida käyttää aktiivisesti suoramarkkinointiin. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää siinä määrin kuin on tarpeen noudattaa kieltoa.
Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.
Pyynnöt ja suostumuksen peruuttaminen tulee osoittaa kirjallisena osoitteeseen: tietosuoja@temotek.fi. Pyydettäessä rekisteröidyn tulee todistaa henkilöllisyytensä.
Tietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä ei säilytetä tarpeettomia tai vanhentuneita henkilötietoja. Poistamme rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsittelylle ei ole enää perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Asiakkuuteen tai muuhun jatkuvaan käyttötarkoitukseen, kuten uutiskirjeen vastaanottoon, liittyvät henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin palvelu on aktiivinen.
Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla (mm. takuuvelvoitteet) tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
Tietosuojaselosteen muutokset
Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.
Muokattu 14.6.2024